1. מהו מסמך אלקטרוני ?

מסמך אלקטרוני הוא תמונה דיגיטלית של מסמך נייר ממשי. כאשר מסמך נייר עובר סריקה באמצעות סורק אופטי נוצרת הדמיה אלקטרונית של המסמך בדומה למצלמה דיגיטאלית.

2. איך אני ניגש ואיך אני משתמש במסמך אלקטרוני ?

ישנן מספר אפשרויות לשימוש במסמך אלקטרוני:

 –  ניתן לקרוא מסמכי מקור על גבי מסך המחשב.

 –  ניתן לשלוח את המסמכים בפקס שוב ושוב, מתוך המחשב.

 –  ניתן לשלוח את המסמכים בדואר אלקטרוני.

 – בעזרת זיהוי אופטי (OCR) ניתן להמיר את המסמכים הסרוקים לקובצי מעבד תמלילים הניתנים לעיבוד ולשינוי או במקרה הצורך לגיליונות אלקטרוניים.

 –  ניתן להדפיס עותק של מסמכי המקור בשלמותם או דפים מסוימים מתוכם.

3.האם לאחסן מסמכים על קלטת, תקליטור או DVD ?

סקאן-דוק מאחסנת מסמכים אלקטרוניים על גבי תקליטורים. לתקליטורים חיי מדף ארוכים, תמיכה נרחבת, גישה מהירה לקבצים, החומר אינו ניתן לשינוי. לקלטת גיבוי יש חלקים נעים שעלולים להישבר, פורמטים רבים לכתיבה וקריאה של נתונים שאינם תואמים האחד לשני, מהירות גישה נמוכה ביותר, החומר ניתן לשינוי ואף למחיקה בקלות יחסית והיא פגיעה במיוחד למעבר אקראי של שדות אלקטרומגנטיים בקרבתה. אנחנו לא ממליצים על קלטת כאמצעי גיבוי לטווח ארוך של מסמכים אלקטרוניים, כמו גם לחומר שיש צורך בגישה אליו לעתים קרובות. בד"כ הקלטת לא תתקבל כאמצעי קביל מבחינה משפטית בגלל האפשרות לשינוי החומר המאוחסן בתוכה.

4. מהן דרישות החומרה והתוכנה לצורך שימוש בתקליטורים ?

בדרך כלל כל מחשב המצויד בכונן תקליטורים המסוגל לקרוא תקליטורים צרובים ובתוכנת הדמיה סטנדרטית יכול להספיק (לפחות בהתחלה). ניתן לפרמט תקליטורים כך שיתאימו לעבודה תחת WINDOWS , UNIX, LINUX, OS/2, ומערכות ההפעלה של MAC .

תוכנות חינמיות לצפייה ועריכה של מסמכים שנסרקו מצויות באינטרנט בשפע.

נשמח לסייע לכם בהתאמה של תוכנה ייעודית לניהול ארכיון דיגיטאלי ע"פ הצרכים המיוחדים שלכם.

5. באיזה פורמטים ניתן לקבל מסמכים ?

סקאן-דוק מציעה מבחר פורמטים כולל אלה המצוינים בהמשך. אם אינכם רואים ברשימה את הפורמט הרצוי לכם , אנא צרו קשר באמצעות טלפון או דואר אלקטרוני. חשוב לציין כי לכל אחד מהפורמטים יתרונות וחסרונות משלו – סקאן דוק לא תהיה אחראית לביצועים של תוכנה זו או אחרת אלא לביצוע סריקות ושירותים נלווים בלבד.

· ADOBE ACROBAT (פורמט PDF).

· קובץ ASCII .

· קבצי JPG

· קבצים סטנדרטיים של מיקרוסופט עם סיומת DOC.

· קבצים עם סיומת TIF.

חלק מהשירותים המצוינים לעיל ניתנים בתוספת תשלום.

6. כמה מסמכים ניתן לאחסן בדיסק אחד ?

בערך 20,000 מסמכים בגודל A4 בשחור לבן עם כמות טקסט ממוצעת יכולים להיכנס לתקליטור אחד. מסמכי צבע ותמונות איכות ניתן גם כן להכניס לתקליטור, אולם מאחר והם דורשים נפח גדול הרבה יותר ממסמך ממוצע, פחות מסמכים ייכנסו לתקליטור. תוכלו למצוא את המסמכים שלכם מבלי לעזוב את שולחן העבודה. כל המסמכים שלכם יהיו זמינים בהינף אצבע. העובדה שהמסמכים שלכם מאוחסנים על תקליטורים תאפשר לכם להשמיד או להעביר לארכיון מרוחק את מסמכי הנייר המקוריים ולחסוך כסף רב בשטחי אחסון בתוך המשרדים שלכם. תוכלו לשאת בתוך התיק מיליוני מסמכים. תנסו לעשות זאת עם נייר.

7. האם ניתן להוסיף הערות למסמכים שעברו סריקה ?

כל עוד המסמך נשאר על גבי התקליטור – לא ניתן לבצע עליו שום שינוי, שכן התקליטור הוא מטבעו מדיה לקריאה בלבד. בד"כ התכונה הזאת עובדת לטובת העניין מאחר וכך לא ניתן לבצע שינוי על מסמכי מקור בעלי חשיבות משפטית. ניתן לבצע שינויים במסמך ע"י העברתו למדיה אשר מאפשרת כתיבה (כגון דיסקט או דיסק קשיח), ניתן להוסיף הערות ע"י שימוש בתוכנות מתאימות לעניין זה.

8. באיזה פורמט אני מקבל את הדפים שסרקתם עבורי ?

סקאן-דוק מציעה מגוון של פורמטים אפשריים, המלצתנו עם זאת תהיהפורמט TIFF מקבוצה 4 (בשחור לבן) מאחר ורוב התוכנות תומכות בתקן זה, הקבצים הקטנים יחסית שהוא מאפשר, והיכולת לתמוך במסמכים מרובי דפים בקובץ אחד.

ניתן להפיק גם פורמטים אחרים כאשר נדרשת יכולת לטיפול בצבעים או באיכות גבוהה במיוחד, תיתכן תוספת תשלום במקרים אלה.

9. האם תוכלו לבצע עבורי גם OCR (זיהוי אופטי) ? האם תוכלו להפוך את המסמכים שסרקתם למסמכי WORD ? באיזה רמת דיוק ? כמה זה עולה לי ?

סקאן-דוק מציעה שירותי OCR המאפשרים הפיכה של מסמכים סרוקים לקבצים הניתנים לעריכה ע"י מעבד תמלילים דוגמת WORD. נאמנות המסמך שעבר המרה למקור הסרוק היא פונקציה ישירה של איכות המקור. יצרני תוכנות ה OCR(באנגלית) מתיימרים לתוצאות של 99.7%, כאשר המקור הוא באיכות גבוהה, אבל רצוי לצפות לתוצאות של % 99-95 .

מסמך שהופק במדפסת לייזר או דפוס, עם פונטים סטנדרטיים על גבי נייר לבן אשר עבר סריקה ב dpi 300 לפחות יכול להיחשב מקור באיכות גבוהה.

צילומי מסמכים, הדפסות ברזולוציה נמוכה, פונטים לא סטנדרטיים ומסמכים בעלי ניגודיות (קונטרסט) גרועה בגלל קירבה גדולה בין צבע הנייר לצבע הדיו, נחשבים כמסמכים באיכות נמוכה לעניין OCR ויצריכו עבודה ידנית נוספת בעיבוד המסמך לשיפור רמת הנאמנות למקור.

בעברית המצב קשה קצת יותר והתוצאות הממוצעות יעמדו על % 97 – 80 נאמנות למקור, תלוי באיכות המקור.

סקאן-דוק מציעה שירותים משלימים לסריקה הבסיסית – השירותים בתוספת מחיר.

· הפעלת OCR במעבר אחד עם המרה ל פורמט PDF המאפשר נאמנות למקור של 100% מבחינה ויזואלית וגרפית בתוספת שכבה (בלתי נראית ) של עברית מפוענחת המאפשר צפייה וחיפוש לפי כל מילה המופיעה בכל אחד מהמסמכים באמצעות תוכנת ACROBAT READER המחולקת חינם ואף ניתנת להורדה מהאינטרנט באתרים רבים כולל אתר זה.

10. כיצד אוכל לבצע חיפוש על המסמכים שסרקתם ?

על מנת לבצע חיפוש על המסמכים שעברו סריקה יש צורך באחד משני תהליכים.

· הפעלת OCR על המסמכים שנסרקו – התהליך מאפשר חיפוש לפי כל מילה רצויה בכל אחד מהמסמכים. הפעלת האופציה כרוכה בשימוש בתוכנה מתאימה המסוגלת לבצע חיפושים כאלה. השירות ניתן בתוספת תשלום.

· הפעלת OCR עם המרה ל פורמט PDF המאפשר נאמנות למקור של 100% מבחינה ויזואלית וגרפית בתוספת שכבה (בלתי נראית ) של עברית מפוענחת המאפשר צפייה וחיפוש לפי כל מילה המופיעה בכל אחד מהמסמכים באמצעות תוכנת

ACROBAT READER המחולקת חינם ואף ניתנת להורדה מהאינטרנט באתרים רבים כולל אתר זה. השירות ניתן בתוספת תשלום.· הכנסת מילות מפתח שנקבעו מראש, לאחר תהליך של ניתוח שיטת התיוק הרצויה ללקוח .

11. כיצד ניתן לאפשר גישה בו זמנית של יותר מאדם אחד למסמכים שסרקתם ?

אם יש בארגון רשת מקומית (LAN ) או רשת רחבה (WAN) , ניתן לשים את התקליטור בכונן נגיש לכלל הרשת. אם מדובר על מספר תקליטורים הרי שיש התקן הקרוי שרת תקליטורים (JUKEBOX ) המאפשר גישה למספר תקליטורים בו זמנית. אפשר כמובן גם לשכפל את התקליטורים ולתת אותם לאנשים המשתמשים בהם בתדירות גבוהה.

אפשרות נוספת היא להעביר את החומר לדיסק הקשיח בשרת הרשת ולאפשר גישה לכלל המשתמשים.

12. האם תוכלו להעביר את המסמכים מהתקליטור לשרת שלנו ?

כן, נוכל לעשות זאת, בדרך כלל רצוי שפעולה מסוג זה תתבצע על ידי מנהל הרשת המכיר את הרשת ואת מגבלותיה ואת תכונותיה, אולם במידה ותבקשו נוכל לעשות זאת .

השירות ניתן בתשלום נוסף.

יש גם אפשרות להוריד את הקבצים הדרושים לכם מתוך האתר של סקאן-דוק על פי תיאום מראש. השירות ניתן בתשלום נוסף.

13. אז איפה חוסכים פה כסף ?

החיסכון בכסף מתבטא בכמה מישורים.

· חיסכון בשטח משרד העולה כסף רב.

· חיסכון בזמן עבודה אשר מתבזבז על תיוקים.

· חיסכון בזמן עבודה אשר מתבזבז על חיפוש מסמכים.

· אפשרות לתיוק בארכיון מרוחק וזול בלי צורך לשלוף מסמכים בעתיד.

· חיסכון גדול מאד בפעימות מונה של מכונת הצילום. עלות העתקת דף הופכת להיות בעצם עלות הדפסת דף במדפסת שהיא נמוכה משמעותית.